설명회 참석자 70% 등록 — ‘우리 지역에서 의대 보내기’ 컨셉의 힘

같은 학원, 같은 원장님인데 등록률이 20%에서 70%로

○○수학학원의 C 원장님은 설명회를 열 때마다 늘 아쉬움이 남았습니다. 커리큘럼은 누구보다 탄탄했고 설명회 준비도 정성껏 했습니다. 그런데도 자리에 앉은 학부모를 등록으로 끌어내는 비율이 늘 낮았습니다.

“20명이 참석하면 등록은 3~4명이었어요. 뭘 잘못한 건지 답을 찾을 수가 없었습니다. 자료를 더 만들어 보고, 시간을 더 늘려 보고, 무료 혜택을 얹어도 결과는 비슷했어요.”

본사 컨설팅에서 들여다봤더니 문제는 ‘설명회의 질’이 아니었습니다. ‘주제 선정’과 ‘후속 흐름’ 두 가지였어요. 단 두 가지를 바꾼 다음 설명회에서, 같은 학원의 등록률이 70%까지 올라갔습니다.

비결 하나 — 학부모의 ‘진짜 욕구’를 짚는 한 줄 컨셉

평소 설명회 주제는 ‘이번 학기 수학 커리큘럼 안내’ 같은 일반적인 내용이었습니다. 학부모 입장에서는 ‘다른 학원이 다 하는 그 얘기’로 들리거든요. 와야 할 이유가 약합니다.

김진세 대표가 잡은 컨셉은 단 한 줄이었습니다.

“우리 지역에서 의대 보내기.”

타이밍이 결정적이었습니다. 의대 정원 확대 발표로 의·치·한 관심이 학부모 사이에서 급등한 시기, 그리고 ‘대치동·목동이 아닌 지역의 학부모’라는 정확한 타깃 — 두 요소가 맞물리면서 학부모의 진짜 욕구를 한 줄에 짚어냈습니다.

결과는 즉각적이었습니다. 120석이 순식간에 마감됐고, 당일 노쇼율은 5% 미만(보통 20~30%)에 머물렀으며, 참석자의 70%가 그 자리에서 등록 또는 등록 의향을 확인했습니다.

C 원장님의 말이 정확했습니다. “어느 학부모든 자녀를 SKY로, 의대로, 특목·자사고로 보내고 싶어 하시거든요. 그런데 우리 동네는 대치동도 목동도 아니에요. ‘우리 지역에서’라는 한 단어가 학부모에게 ‘이건 우리 얘기다’로 들리게 만든 거 같아요.”

비결 둘 — 설명회의 ‘끝이 아닌 시작’인 카카오 팔로업

대부분의 학원은 설명회가 끝나면 그 자리에서 등록한 학부모만 챙깁니다. 등록하지 않으신 분은 ‘다음에 또 오시면 좋겠다’ 정도로 흘려보내요. 사실 이 부분이 가장 큰 누수 지점입니다.

이번 설명회에서는 참석했지만 그 자리에서 등록하지 않은 학부모 전원에게 맞춤형 카카오 메시지를 보냈습니다. “설명회에서 어머님이 질문하신 내용, 다시 정리해서 보내드립니다”, “오늘 시간이 부족해 못 다 드린 답 — 추가 자료 첨부합니다”, “1:1 상담을 원하시면 ○○일에 잡아드릴 수 있습니다.” 이런 정성스러운 메시지 한 통이, 그 자리에서 망설였던 학부모를 일주일 안에 ‘등록 결정’으로 끌고 왔습니다. 설명회 직후 1주일간 추가 등록만 전체 등록의 25%를 차지했습니다.

본사가 같이 들어가는 설명회 패키지

이 사례를 만든 본사 동행은 단순한 컨셉 조언이 아니었습니다. 설명회 한 번을 위해 학부모가 자주 묻는 거의 모든 질문에 권장 답변을 정리한 30문 30답 가이드, 디자인 완성본으로 바로 인쇄 가능한 예비 학부모 안내책자와 등록 혜택 안내서, 원장님 학원 정보만 채우면 완성되는 PPT 템플릿과 Q&A 리스트, 시점·상황별 카카오 메시지 매뉴얼, 그리고 설명회 마무리 5분에 쓰는 클로징 스크립트까지 — 통째로 제공됩니다.

C 원장님의 마지막 평가가 인상적이었습니다. “설명회 자료가 너무 좋아서 학부모들이 메모까지 하시더라고요. ‘이 학원은 준비가 다르다’는 인식이 학부모 사이에서 자연스럽게 퍼졌어요. 상담 분위기 자체가 달라졌습니다.”

마지막으로 — 설명회는 ‘무엇을 어떻게 말할지’의 게임

같은 학원이 같은 학부모에게 같은 노력을 들였는데 결과가 4배 차이가 난 이유는 단 두 가지였습니다. 주제 선정과 후속 흐름. 설명회에서 가장 비싼 비용은 ‘참석한 학부모를 등록으로 못 끌고 온 비용’입니다. 본사가 시나리오부터 슬라이드, 클로징 스크립트, 카카오 메시지 템플릿까지 동행하는 이유가 정확히 여기에 있습니다.

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